Personvern

Behandlingsansvarlig

Oslo Vegetarfestival, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Den behandlingsansvarlige har det øverste ansvaret for å sikre at all behandling og håndtering av personopplysninger skjer i samsvar med gjeldende lovgivning.

Oslo Vegetarfestival har et sterkt fokus på personvern og vi vil at du skal føle deg trygg på at vi behandler dine personopplysninger på en trygg måte. Når vi behandler personopplysninger gjør vi dette i henhold til gjeldende regelverk og Datatilsynets retningslinjer. Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller hvordan vi bruker personopplysninger kan du alltid sende oss en e-post på kontakt@oslovegetarfestival.no.

​Innsamling av personopplysninger

Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:

• ​Du har sendt oss en henvendelse
• Du har kjøpt varer eller tjenester fra oss
• Du har registrert deg som abonnent på et av våre nyhetsbrev
• Du har registrert deg som frivillig til et av våre arrangementer
• Du har søkt på en stilling hos oss

Henvendelser

Vi bruker e-post som i vårt daglige arbeid og benytter oss av Google som leverandør for e-posttjenester. Ved henvendelser som gir grunn til oppfølging eller jevnlig kontakt (for eksempel der vi inngår et samarbeid) lagres opplysninger i vårt CRM-system som driftes av Zoho. Vi lagrer da opplysninger du har oppgitt til oss, slik som navn, telefonnummer og hva henvendelsen gjaldt.

Det kan hende vi tar kontakt med deg i forbindelse med forespørsel om samarbeid eller salg. Vi lagrer da opplysninger om ditt navn, kontaktinformasjon og hva samtalen gjaldt.

​Formålet med behandlingen er å kunne følge opp henvendelsene vi mottar og kjenne samtalehistorikken i tilfelle vi har kontakt senere.

Når vi sender e-post til deg fra vårt CRM-system registreres også hvordan du har interagert med e-posten, for eksempel om du har åpnet e-posten eller klikket på en lenke. Formålet er å kunne bedre følge opp kontakten med våre kunder og samarbeidspartnere, blant annet for å få kunnskap om eventuelle e-poster som ikke kommer frem til mottakeren.

​Behandlingsgrunnlaget for ovenstående behandling av personopplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Vår berettigede interesse er å følge opp og pleie relasjoner med publikum, kunder og samarbeidspartnere.

​Opplysningene vi lagrer deles ikke med andre. Opplysningene lagres inntil du ber om at de slettes eller vi etter egen vurdering sletter dem.

​Kundeforhold

For å gjennomføre kjøp av varer og tjenester fra oss må du normalt oppgi opplysninger om navn, adresse, telefonnummer og e-post, samt signere bestillingen med et navnetrekk. Formålet er å kunne levere hva du har bestilt, holde deg oppdatert om din bestilling, kontakte deg hvis det skulle være behov og autentisere bestillingen.

Behandlingsgrunnlaget for å behandle personopplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for å oppfylle en avtale.

Opplysninger i forbindelse med salg av varer og tjenester lagres hos våre leverandør Tikkio (billettsalg), iZettle (salg av varer og tjenester) og Zoho (salg av stands, enkelte billetter, sponsorpakker). Opplysningene lagres inntil du ber om at de slettes eller vi etter egen vurdering sletter dem.

Regnskapsopplysninger lagres hos Fiken regnskap. Vi er pålagt å oppbevare ordreinformasjon i forbindelse med regnskapsføring, avgiftshåndtering og eventuell reklamasjonshåndtering. Vi oppbevarer slikt materiale i henhold til lovpålagte krav, normalt i fem år.

Abonnement på nyhetsbrev

Oslo Vegetarfestival sender ut ulike nyhetsbrev på e-post til de som ønsker dette. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev på e-post må du registrere en e-postadresse. E-postadressen vil kun bli brukt til å sende ut det aktuelle nyhetsbrevet du har abonnert på og eventuelle brukerundersøkelser om nyhetsbrevet for å få tilbakemelding om hva leserne har behov for og hva de synes er interessant. I tillegg registrerer vi opplysninger som er relevante for det enkelte nyhetsbrev.

For nyhetsbrev overfor potensielle utstillere og bedriftskunder registrerer vi navn, stilling, firma/arbeidssted, e-postadresse og telefonnummer. Opplysningene bruker vi for å kunne personliggjøre nyhetsbrevet og tilpasse vår kommunikasjon med deg slik at vi tilbyr deg tjenester som er aktuelle for deg og ditt firma.

For vårt generelle nyhetsbrev overfor publikum og potensielle personkunder kan vi registrere navn, telefonnummer og fødselsdato i tillegg til e-postadresse. Opplysningene bruker vi for å personliggjøre nyhetsbrevet og evt. komme i kontakt med deg hvis du deltar i konkurranser eller utlodninger fra nyhetsbrevet.

Når vi sender nyhetsbrev registreres hvordan abonnentene reagerer på innholdet, for eksempel hvem som har klikket på innhold eller har lest nyhetsbrevet. Denne innsikten bruker vi til intern rapportering, til å lage bedre nyhetsbrev som engasjerer flere og til å levere anonym statistikk til annonsører.

Når du melder deg på nyhetsbrevet, samtykker du til vår behandling av opplysninger om deg. Behandlingsgrunnlaget er dermed personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke). Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet eller ved å kontakte oss.

Opplysningene lagres i våre databaser driftet av Zoho og/eller Mailchimp og deles ikke med andre. Opplysningene lagres inntil du ber om at de slettes eller vi etter egen vurdering sletter dem.

Frivillige til våre arrangementer

Hvis du melder deg som frivillig til et av våre arrangementer må du blant annet oppgi personalia, kontaktinformasjon, pårørendeinformasjon, allergier, kjønn og klesstørrelse. Formålet er å kunne kommunisere med deg om nåværende og potensielle engasjementer som frivillig, tilrettelegge slik at du får egnet mat og arbeidstøy, samt ha kontaktopplysninger til dine pårørende i tilfelle noe skulle skje med deg.

Behandlingsgrunnlaget for å behandle personopplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst kontakte oss for å trekke samtykket tilbake og be oss slette opplysningene.

Opplysningene lagres i våre databaser driftet av Zoho og deles ikke med andre. Opplysningene lagres inntil du ber om at de slettes eller vi etter egen vurdering sletter dem.

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos Oslo Vegetarfestival, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. I løpet av ansettelsesprosessen behandler vi de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, normalt søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelt intervju kan Oslo Vegetarfestival også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med dine referanser.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale. Vi anser også at jobbsøkeren kan ha interesse av fremtidige stillinger og anser på det grunnlaget at det gis samtykke til at opplysningene lagres for fremtidige jobbmuligheter.

Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å finne rett kandidat til stillingen.

Opplysninger lagres i våre databaser driftet av Zoho og/eller Google G Suite og lagres inntil du ber om at de slettes eller vi etter egen vurdering sletter dem.

Medieoversikt

Oslo Vegetarfestival fører et register over hvilke journalister vi har vært i kontakt med og hvilken tematikk henvendelsen gjaldt. Formålet med registeret er å sørge for at vi kommuniserer på en konsistent måte, at vi har kontaktinformasjon i tilfelle det er nødvendig med oppfølging samt å ha oversikt over hvilke journalister som kan være interessert i å skrive om hvilke temaer.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å kommunisere om Oslo Vegetarfestival og plantebasert mat i media på en effektiv og konsistent måte.

Opplysninger lagres i våre databaser driftet av Zoho og/eller Google G Suite og lagres inntil du ber om at de slettes eller vi etter egen vurdering sletter dem.

Deling av personopplysninger

Oslo Vegetarfestival bruker bare personopplysninger for sin egen virksomhet og deler ikke disse med tredjeparter.

Når vi bruker underleverandører behandler disse personopplysninger på Oslo Vegetarfestivals vegne, for eksempel i forbindelse med levering av nyhetsbrev eller mottak/sending av e-post.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i dine personopplysninger som Oslo Vegetarfestival har registrert i samsvar med gjeldende lovgivning. Du kan til enhver tid be om å motta disse opplysningene vederlagsfritt i tråd med lovgivningen.

Opplysninger skal utleveres på en sikker måte. Vi vil utlevere opplysninger i elektronisk form hvis vi vi ikke anmodes om noe annet.

Du kan når som helst be oss slette eller rette dine personopplysninger, forutsatt at vi ikke er forpliktet til å oppbevare disse i henhold til gjeldende lovgivning eller øvrige forpliktelser vi har.

Du har rett til å få overført personopplysninger du har gitt til Oslo Vegetarfestival til ny virksomhet (dataportabilitet). Vi vil sende opplysningene direkte til ny virksomhet dersom det anmodes om dette.

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om personopplysninger eller ønsker du at Oslo Vegetarfestival skal rette, slette eller utlevere dine opplysninger, så ta kontakt med oss på e-post kontakt@oslovegetarfestival.no.

​Postadresse:

Oslo Vegetarfestival, Jess Carlsens gate 4, 0183 Oslo.

Oppdatert 8. juni 2020